Toda venda perdida tem um motivo claro

Organizei o registro dos motivos de perda de uma Oportunidade para que uma equipe conseguisse entender melhor por que algumas negociações não avançam. A pessoa que fecha a venda como perdida escolhe um motivo padronizado e, quando seleciona “Outro”, explica o que aconteceu.

Antes, era possível marcar uma Oportunidade como Closed Lost, ou seja, encerrada como uma venda perdida, sem informar o motivo. Quando alguém preenchia essa informação, podia escrever em texto livre, sem uma lista comum de opções.

Com isso, motivos parecidos apareciam com palavras diferentes. “Preço”, “valor alto” e “ficou caro”, por exemplo, poderiam representar a mesma situação, mas seriam difíceis de agrupar em um relatório. A equipe de gestão acabava sem uma visão consistente para entender por que as vendas estavam sendo perdidas.

Criei dois campos na Oportunidade. O primeiro é uma lista de opções para o motivo da perda, também chamada de picklist. Como as pessoas escolhem entre valores padronizados, fica mais fácil contar e comparar os motivos nos relatórios. O segundo é um campo de texto para registrar detalhes que ajudem a explicar o contexto.

Também configurei duas regras de validação, que verificam as informações antes de permitir que o Salesforce salve a alteração. A primeira exige que a pessoa informe um motivo ao encerrar uma Oportunidade como perdida. A segunda exige uma explicação quando o motivo escolhido é “Outro”. Os campos aparecem na etapa de fechamento, sem ocupar espaço durante uma negociação que ainda está em andamento.

As regras são verificadas independentemente do caminho usado para atualizar a Oportunidade, seja pela página padrão, pelo Path, que é a barra de etapas e orientações do processo comercial, ou pela API, que permite que outros sistemas enviem alterações ao Salesforce. Assim, a exigência não depende de um botão ou de uma tela específica.

A necessidade era evitar que uma Oportunidade fosse salva como perdida sem as informações necessárias. Como não havia uma ação posterior ao salvamento que precisasse ser automatizada, as regras de validação atendiam ao objetivo sem acrescentar Flow ou Apex.

Flow é a ferramenta declarativa da Salesforce para automatizar processos, e Apex é a linguagem usada para escrever lógica na plataforma. Ambas poderiam fazer parte de uma solução, mas neste caso adicionariam componentes que não eram necessários para exigir e validar os campos. Uma automação com Flow pode ser avaliada se as regras do processo mudarem no futuro.

Ao mudar uma Oportunidade para Closed Lost, a pessoa escolhe um motivo, como “Preço”, e salva. Se escolher “Outro” sem preencher a explicação, o Salesforce não salva a alteração e informa que falta esse detalhe.

Depois, a equipe pode agrupar os resultados pelo motivo escolhido e consultar os resultados por responsável pela Oportunidade ou por mês de fechamento. O texto livre complementa a categoria quando é necessário entender melhor uma situação específica.

As novas Oportunidades encerradas como perdidas passam a ter um motivo que pode ser agrupado em relatórios. Quando a categoria “Outro” é necessária, a explicação ajuda a dar contexto em vez de deixar a informação sem detalhe. O processo não exige esses campos para Oportunidades que continuam abertas ou são ganhas.